+7 (3902) 28-71-51
notrh@mail.ru
Пн-Чт: 08:00 - 17:00
Пт: 08:00 - 16:00
Обратная связь
Бухгалтерские услуги
LEX EST QUODCUMQUE NOTAMUS
Законно то, что мы удостоверяем

Свидетельствование копий документов

Чаще всего граждане обращаются за свидетельствованием верности копий документов. О чем необходимо знать гражданам при обращении к нотариусу за свидетельствованием верности копий документов. Это нотариальное действие самое распространенное. Работа нотариуса по засвидетельствованию копий связана с одной стороны с осуществлением и охраной прав граждан. Копии необходимы для поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий, пособий, денег, имущества, осуществления какой-либо деятельности. С другой стороны, этот вид нотариального действия имеет непосредственное отношение к деятельности предприятий, организаций, учреждений, для которых как правило предназначены нотариально засвидетельствованные копии. На основании последних обычно производится регистрация юридических лиц, открытие счетов, получение денежных средств, лицензий, прием на работу, назначение пенсий, выдача денег, документов и т.д. Следовательно, нотариальное засвидетельствование верности копий документов имеет немаловажное значение в деле охраны прав и интересов, реализации конституционных прав граждан и юридических лиц.

В соответствии со ст.77 Основ законодательства РФ о нотариате, нотариусы свидетельствуют верность копий документов и выписок из них.

Нотариальное свидетельствование копий, как правило, необходимо лишь случаях, прямо предусмотренных законом. В остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но не обязательно.

На что необходимо обратить внимание? Свидетельствование копии документа возможно только при предъявлении оригинала документа и при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации.

Нотариус не принимает для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а так же документы исполненные карандашом; документ в силу повреждений или ветхости имеет не читаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или имеет какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или его подлинности; нарушена целостность документа, что не позволяет установить его идентичность: документ, объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплены подписью должностного лица и соответствующей печатью; документ составлен за границей должностным лицом компетентного органа иностранного государства, иностранным гражданином или от них исходит, но не легализован в порядке, установленным международным договором либо не соответствует иным требованиям международного договора.

Свидетельствование копии с копии документа, выданного юридическим лицом, возможно в том случае, если копия выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В этом случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, иметь исходящий номер и дату выдачи, скреплена подписью должностного лица и печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица, согласно ст.79 Основ.

Свидетельствование верности копий с документов, выданных за границей, может производиться лишь при наличии на подлинниках документов легализации консулов или органов Министерства иностранных дел РФ. Сущность легализации состоит в том, что российский консул за границей или Консульское управление Министерства иностранных дел устанавливают, что документы соответствуют законам страны, где эти документы и акты совершены; в некоторых случаях допустимо проставление на документе апостиля.

За свидетельствованием верности копии или выписки из документа может обратиться любое лицо, не обязательно являющееся владельцем документа, за исключением случаев установленных законодательством. При совершении данного нотариального действия нотариус устанавливает личность обратившегося, за совершением нотариального действия, поэтому при обращении к нотариусу гражданин должен иметь при себе удостоверение личности.

Копия документа может быть исполнена от руки, с использованием технических средств или свето- либо фотокопирования.

Копия оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми действующим законом к нотариальному документу, должна содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений.

Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам представленного документа.

Получив предъявленный для засвидетельствования копии документ, нотариус в первую очередь, проверяет соблюдение формы документа и наличие в документе необходимых реквизитов в соответствии с законодательством.

При свидетельствовании копий документов нотариус обязан проверить, не относится ли представленный документ к документам, копии с которых нельзя свидетельствовать.

В последние годы для свидетельствования верности копий все чаще представляются документы, выданные гражданами, на которых подлинность подписи граждан не засвидетельствована нотариально. Поэтому не могут быть засвидетельствованы копии сделок с недвижимостью в простой письменной форме, хотя бы и прошедшие регистрацию в органах государственной ре­гистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, поскольку подлинность подписи граждан на указанных сделках не засвидетельствована в порядке, установленном ст.78 Основ. По этому же основанию не могут быть засвидетельствованы копии учредительных договоров юридических лиц, договоров о передаче квартир или комнат в собственность граждан при приватизации жилья, договоры долевого участия в строительстве и т.п.

Нельзя свидетельствовать копии медицинских документов, где есть перечень таких заболеваний, как: шизофрения, МДП, церебральный атеросклероз, старческий психоз, психоз при травме лица, нервозы, сифилис мозга, прогрессирующий паралич, психозы в связи с инфекциями, алкоголизм, наркомания, психоз, нервозы, энцефалопатия. Не удостоверяется выписка из зачетной ведомости к диплому без диплома. Не удостоверяются копии дипломов, если в дипломе отсутствует регистрационный номер или подписи. Документ может иметь и гриф секретности.

Засвидетельствовать верность копии документов можно у любого нотариуса, независимо от места жительства.

Хотелось бы пожелать гражданам, чтобы они бережно относились к своим документам, всегда читали свои документы и в случае обнаружения недочетов, сразу же обращались за их исправлением.

Нотариус Саяногорского
нотариального округа
Республики Хакасия
Москалева Ольга Александровна 


 <<< Возврат к списку